Инструкция для менеджера

Менеджер — это человек, который ведёт клиентов и порядок в школе, но сам не преподаёт. Он отвечает на заявки, заводит учеников, ставит занятия педагогам и следит, чтобы ничего не потерялось. Своего расписания и своего заработка у него нет — поэтому и работает он в системе иначе, чем педагог.

Всё, что написано ниже, одинаково верно для роли «Менеджер» и роли «Администратор»: система различает их только в одном — администратор может пригласить в школу менеджера, а менеджер — только педагога. В остальном набор возможностей задаётся не ролью, а правами, которые включает руководитель.

С чего начать в первый день

В школу вас приглашает руководитель: он присылает ссылку, по которой вы сами задаёте почту и пароль. После входа вы сразу попадаете в кабинет школы — отдельной регистрации не нужно.

Первым делом посмотрите на меню слева. У менеджера там:

Календарь — расписание всей школы;
Брони — заявки на запись с публичной страницы педагога;
Ученики, Группы, Уроки — вся база школы, а не «свои»;
Моя Школа, Команда, Зарплаты — сведения о школе и сотрудниках;
Рассылки, Задачи, Статистика.

Раздела «Финансы» в этом списке может не быть, а «Заявки Авито» и «Чаты» появляются, только если школе подключены эти модули и руководитель открыл их лично вам. Это не поломка — это права.

Все права у нового сотрудника выключены. Менеджера заводят «пустым», и включает возможности только руководитель: Команда → карточка сотрудника → вкладка «Права доступа». Если чего-то из таблицы ниже вам не хватает — это просьба к руководителю, а не ошибка системы.

Право	Что оно открывает менеджеру
Видеть финансы школы	Раздел «Финансы», оплаты учеников (внести, вернуть, удалить), пересчёт баланса, расходы, квитанции. Без него раздела не будет в меню, а на прямой ссылке — отказ.
Управлять выплатами	Расчёт зарплатных ведомостей и отметка «выплачено» в разделе «Зарплаты».
Редактировать календари	Ставить занятия другим педагогам, вести их окна для записи, принимать и отклонять брони, править карточку сотрудника (в том числе ставки).
Добавлять педагогов	Приглашать сотрудников. Менеджер может завести только педагога, администратор — ещё и менеджера; роль наравне со своей или выше не даст создать никто.
Удалять педагогов	Исключать сотрудников из школы.
Отправлять сообщения	Служебная переписка с педагогами внутри школы. На раздел «Рассылки» это право не влияет — рассылки ученикам школы менеджеру доступны и без него.
Доступ к Авито · Доступ к Чатам	Разделы «Заявки Авито» и «Чаты». Показываются в правах, только если сами модули уже подключены школе.

Заявки и переписка

Если школе подключён Авито, вся переписка с клиентами идёт прямо в кабинете — открывать сам Авито не нужно. В разделе «Заявки Авито» четыре вкладки: «Диалоги» (переписка), «Воронка» (доска с этапами), «Таблица» и «Аналитика».

Рабочий порядок по каждому новому обращению такой:

ответить в «Диалогах» (можно из библиотеки быстрых ответов);
открыть карточку лида и заполнить, что уже понятно: этап, телефон, теги, заметку;
двигать карточку по воронке: «В переписке» → «Пробный назначен» → «Пробный проведён» → «Клиент»;
когда договорились — кнопка «Создать ученика» прямо в карточке: имя подставится из Авито, вы указываете телефон, предмет, педагога и цену занятия.

Ответственный — это пометка «лид веду я». Ответственным назначается кто-то из руководства школы — владелец, администратор или менеджер.

Диалоги на этапах «Отказ» и «Нецелевой лид» по умолчанию не засоряют список — они уходят в архив, который открывается кнопкой-иконкой «Архив» в строке поиска (на телефоне — чипом «Архив · N» в листе фильтров).

Раздел «Чаты» устроен так же, но для WhatsApp и Telegram школы: там тоже есть фильтры, ответственный и привязка диалога к карточке ученика. Подробности — в статьях «Заявки Авито» и «Чаты».

Ученики: завести карточку и не потерять деньги

Заводить учеников менеджер может сразу, без дополнительных прав — из раздела «Ученики», из формы занятия, из состава группы или из карточки лида Авито. Ученик всегда закрепляется за педагогом и автоматически становится учеником школы.

В карточке обязательно нужно ответить на вопрос про деньги: либо указать цену занятия, либо отметить «Занятия бесплатные / оплаты веду вне системы». Без ответа карточка не сохранится — вы увидите сообщение «Укажите цену занятия или отметьте „Занятия бесплатные / оплаты веду вне системы“».

Цена — за одно занятие, а не за пакет и не за месяц. Если абонемент стоит 12 000 ₽ за 10 занятий, в карточку вписывают 1 200 ₽. Вписали 12 000 — и с баланса ученика спишется 12 000 за каждое проведённое занятие: три занятия подряд превратятся в минус 36 000 ₽. Абонемент вносят как оплату на 12 000 ₽, а списывается он сам, по 1 200 ₽ за занятие.

Ученик без цены — это тихая потеря денег. Занятия у него проходят и отмечаются как проведённые, но с баланса не списывается ничего, и в финансах школы их не видно. Такие карточки помечаются в списке значком «Без цены», а каждое утро в 08:00 руководителю школы уходит сводка «занятия прошли мимо денег» — в Telegram, а если он не подключён, то письмом. Проще указать цену сразу, чем разбираться потом.

Если ученик с таким же именем и фамилией в школе уже есть, система покажет найденную карточку и спросит, точно ли нужен новый человек. Однофамильцы и полные тёзки — обычное дело, поэтому это подсказка, а не запрет: рядом есть кнопка «Всё равно создать нового». Но прежде чем нажать её, откройте предложенную карточку: чаще всего это тот же ребёнок, просто записанный «Соня» вместо «София». Дубль опасен тем, что оплаты уходят на одну карточку, а занятия списываются с другой.

Расписание: ставим занятия чужим педагогам

Календарь открывается сразу в режиме «Вся школа» — менеджер видит занятия всех педагогов. Чтобы поставить занятие, выберите педагога в списке наверху и нажмите на нужное время.

Не нашли ученика в форме занятия? Список учеников подставляется по выбранному педагогу. Если ученика ведёт другой педагог, его в списке не будет — включите переключатель «Все ученики школы» рядом с выбором педагога. Именно на этом чаще всего и заводят случайный дубль ученика.

Чтобы поставить занятие другому педагогу, нужно право «Редактировать календари». Без него при сохранении система ответит «Недостаточно прав для создания уроков другим педагогам». Это же право нужно, чтобы принять или отклонить заявку в разделе «Брони» и чтобы вести окна для записи педагога.

А вот уже существующее занятие любого педагога школы менеджер может открыть, перенести, отменить или отметить проведённым и без этого права. Статусы и то, что происходит с деньгами на каждом, описаны в статье «Статусы уроков» — там же про автозавершение: занятие, которое никто не отметил, система закроет сама через сутки и спишет оплату.

Проведённое занятие — это уже деньги. Поменять цену занятия, с которого списание уже прошло, или перевесить его на другого ученика можно только с правом «Видеть финансы школы»: такие правки двигают баланс. Без права система прямо скажет, что нужно обратиться к руководителю школы.

Деньги: что видно менеджеру, а что нет

Здесь честно: объём зависит от того, какие права включил руководитель. Он может оставить менеджера полностью вне денег, а может открыть всё — оба варианта нормальны.

Видно всегда, без отдельных прав:

список всех учеников школы с их балансами и ценой занятия;
карточка ученика: оплаты, долг, метка «Без цены»;
кто из учеников за каким педагогом закреплён.

Только с правом «Видеть финансы школы»:

раздел «Финансы» — доходы, расходы, прибыль школы;
внести оплату, оформить возврат, удалить платёж;
пересчитать баланс ученика и изменить цену уже проведённого занятия;
расходы школы и квитанции.

Только с правом «Управлять выплатами»:

рассчитать ведомость педагога за период и отметить её выплаченной.

Раздел «Зарплаты» есть в меню у менеджера всегда, но пока не включено право «Видеть финансы школы», список ведомостей в нём будет пустым — это не сбой, а тот же самый вопрос прав.

Чего менеджер не может в принципе

Несколько вещей закрыты не флажком, а самим устройством системы — просить их бесполезно:

Менять роли сотрудников. Кто педагог, кто менеджер, кто администратор — решает только владелец школы.
Выдавать права себе и другим. Вкладка «Права доступа» доступна владельцу школы и сотруднику, которому он отдельно включил право выдавать права; но и тогда выдать можно только то, что есть у себя, и нельзя повысить самого себя.
Подать заявку на удаление данных школы. Это право исключительно владельца.
Передать диалог с клиентом педагогу. Ответственным назначается только руководство школы.
Вести собственные занятия и видеть «свой заработок». У менеджера нет профиля педагога — поэтому в фильтре календаря нет пункта «Мои уроки», а раздел «Мой заработок» ему не показывается.

Частые ошибки

Что случилось	Что на самом деле
Завели второго такого же ученика	Ученика не было видно, потому что в форме занятия был выбран другой педагог. Включите «Все ученики школы» и проверьте, прежде чем создавать нового: оплаты на одной карточке, а занятия на другой — самый частый повод для разбирательств.
Баланс ученика ушёл в глубокий минус	В карточке стоит цена пакета, а не одного занятия. Исправьте цену — при сохранении можно пересчитать уже проведённые занятия, заводить ученика заново не нужно.
Занятия идут, а денег в отчётах нет	У ученика не указана цена. Проверьте метку «Без цены» в списке учеников.
«Недостаточно прав» при постановке занятия	Занятие ставится другому педагогу — нужно право «Редактировать календари».
Пропал раздел «Финансы»	Он не пропал — его и не было: нужно право «Видеть финансы школы».

Что ещё почитать: «Иерархия ролей» — все права одним списком; «Полный цикл школы» — сквозной пример от найма педагога до выплаты зарплаты; «Карточка ученика» — все поля карточки подробно.