Расходы

Вкладка «Расходы» в разделе «Финансы» — это ваши траты: аренда, реклама, учебные материалы, связь и всё остальное, что не связано напрямую с оплатой уроков. Расходы считаются отдельно от доходов и влияют на итоговую прибыль в общей статистике.

Как добавить расход

На вкладке «Расходы» нажмите «Добавить расход». В форме заполните дату, сумму и категорию — без категории расход не сохранится. Описание необязательно, но помогает потом вспомнить, что это была за трата. Дату можно поставить любую, не только сегодняшнюю — удобно вносить расход задним числом, если про него вспомнили не сразу.

Уже добавленный расход можно открыть заново и изменить любое поле, а кнопкой «Удалить» — убрать совсем.

Форма добавления расхода: дата, сумма, категория и описание

Статьи расходов

Категория расхода выбирается из списка. Часть категорий — стандартные и есть у всех сразу (аренда, реклама, оборудование, налоги, транспорт, учебные материалы, связь, повышение квалификации и другие). Если своей категории нет, выберите «Добавить категорию» прямо в форме расхода и впишите название.

Кнопка «Управление» рядом с полем категории открывает список всех статей: там можно переименовать или удалить свою категорию (стандартные категории — только для выбора, их нельзя ни переименовать, ни удалить). Переименование сразу меняет название и у всех уже внесённых расходов этой категории — их не нужно поправлять по одному. Удаление категории убирает её из списка выбора, но уже созданные расходы с этим названием никуда не пропадают и остаются в истории.

Окно «Управление категориями»: стандартные категории только для выбора, свои можно переименовать или удалить

Кто ведёт расходы школы

Добавлять, редактировать и удалять расходы и статьи расходов может руководитель школы, а также администратор или менеджер с включённым правом «Видеть финансы школы» (см. статью «Иерархия ролей»). В школе расходы общие: если их вносят несколько человек из руководства, все видят один и тот же список и одну сумму — как и в остальных финансах школы.

На телефоне и планшете список расходов показывается карточками, а форма добавления расхода открывается кнопкой «+» в шапке раздела «Финансы».

Куда попадают расходы в отчётах

Общая статистика на «Финансах» считает прибыль как доход минус расходы — каждый добавленный расход сразу уменьшает эту цифру за свой период. В школе расходы также участвуют в блоке «Разделение дохода»: там они делятся на «Педагогам выплачено» (зарплата) и «Прочие расходы» (всё остальное) — так видно, сколько денег школы уходит педагогам, а сколько на прочие траты.

Зарплата — тоже расход, и заводить его руками не нужно. Когда руководитель выплачивает педагогу зарплату в разделе «Зарплаты», система сама создаёт расход на эту сумму с категорией «Зарплата». Отдельно вносить эту же сумму в «Расходы» не нужно — она попадёт в отчёт дважды.