Возврат средств ученику
Как вернуть ученику переплату и обнулить баланс с помощью отдельной операции возврата
Возврат средств нужен, когда деньги, ранее зачисленные на баланс ученика, необходимо вернуть обратно. Типичная ситуация — ученик внёс предоплату за несколько занятий, но передумал заниматься, и на его балансе осталась переплата, которую нужно вернуть.
Чаще всего возврат требуется перед удалением ученика. Система не даст удалить ученика, пока на его балансе есть положительный остаток: сначала нужно вернуть деньги, обнулить баланс, и только потом удалить запись. Поэтому возврат — это первый шаг к корректному закрытию ученика.
Почему баланс мешает удалить ученика
Если у ученика есть положительный баланс (переплата), при попытке удалить его вы увидите ошибку:
Это защита от потери данных: нельзя просто удалить ученика, которому вы фактически должны деньги. Решение — оформить возврат, дождаться, пока баланс станет равным нулю, и затем удалить ученика.
Когда возврат возможен
Вернуть можно только проведённый платёж — то есть оплату в статусе «Оплачено», которая уже зачислена на баланс ученика. Это логично: возвращать имеет смысл только те деньги, которые фактически поступили.
- «Оплачено» — для такого платежа доступна кнопка «Сделать возврат».
- «Ожидается» — такой платёж вернуть нельзя, ведь он ещё не повлиял на баланс. Сначала его нужно перевести в статус «Оплачено».
- «Отменено» — отменённый платёж вернуть нельзя: он и так не повлиял на баланс.
Пошаговая инструкция
Оформить возврат можно за несколько шагов. Ниже — подробный порядок действий.
Шаг 1. Найдите нужный платёж
Откройте «Финансы» → вкладка «Доходы» (или карточку ученика) и найдите нужный проведённый платёж в статусе «Оплачено» — именно тот, сумму которого вы хотите вернуть.
Рис. 1 — вкладка «Доходы»: у проведённого платежа справа есть кнопка возврата (иконка ↩)
Шаг 2. Нажмите «Сделать возврат»
У проведённого платежа (статус «Оплачено») нажмите кнопку возврата — иконку ↩ справа в строке платежа (см. Рис. 1). Откроется диалоговое окно возврата.
Шаг 3. Укажите сумму и подтвердите
В диалоге показаны сумма платежа и доступная к возврату сумма. Укажите сумму возврата — можно вернуть всю сумму целиком (кнопка «Полный возврат») или только её часть (частичный возврат). При желании добавьте причину, затем нажмите «Оформить возврат».
Рис. 2 — диалог возврата: сумма, «Полный возврат» и поле причины
Шаг 4. Возврат записан, баланс уменьшился
Сразу после подтверждения баланс ученика автоматически уменьшится на сумму возврата. Никаких дополнительных действий не требуется — система делает это сама и безопасно.
Исходный платёж (приход) при этом остаётся во вкладке «Доходы» — он никуда не пропадает. А сам возврат записывается отдельной операцией-расходом и виден во вкладке «Все операции» со знаком минус. «Все операции» — это единый журнал, где собраны приходы, возвраты, бизнес-расходы и списания за уроки.
Рис. 3 — журнал «Все операции»: приход (+) сохранился, возврат записан отдельной строкой (−), баланс ученика уменьшился
Шаг 5. Удалите ученика
После того как баланс ученика обнулён, его можно удалить. Если ранее система не давала это сделать из-за положительного баланса, теперь удаление пройдёт без ошибок.
Как возврат влияет на доход
Возврат уменьшает ваш чистый доход: чистый доход считается как приходы минус возвраты. При этом возврат не смешивается с бизнес-расходами (например, арендой) — это отдельная категория операций, поэтому ваша аналитика по расходам остаётся чистой.
Все операции возврата всегда можно увидеть во вкладке «Все операции» — там виден полный журнал движения денег по каждому ученику.